Byrokratiaa (mutta vain tietyillä ehdoilla)

"...täällä toimistot, virkailijat, sihteerit, tarkastajat ja intendantit eivät ole nimitetty hyödyttämään yleistä etua, todellakin, yleinen etu näyttää olevan asetettu siten, että toimistoja voisi olla."

Tällä viikolla olen pari kertaa suunnitellut ottavani eropelin. Tästä maailmasta yleensä, tai ehkä vain työstäni. Miksi kaikki on niin monimutkaista?

Väitetään, että pyörää ei tarvitse keksiä uudestaan. Ehkä kuitenkin pitäisi? Jos organisaatio, jossa olen töissä, luotaisiin nyt, siitä tuskin tehtäisiin sellaista mikä se on. Sehän olisi älytön luomus! Ja vaikka johonkin samanlaiseen päädyttäisiin, niin ainakin olisi ihan terveellistä että organisaation muisti nollattaisiin ja se miettisi alusta asti mitä se tekee, ja varsinkin miten se tehdään.

Tällä viikolla olen vielä oman monimutkaisen organisaationi edustajana ollut yhteydessä toiseen samanlaiseen organisaatioon ja yrittänyt selvittää miten he toimivat organisaationi asian suhteen. Voi pojat!

Voin soittaa aamupäivisin toimistoon X tunnin ajan kysyäkseni onko asiamme hoidettu. Kun se ei ole, voin soittaa pari tuntia myöhemmin toimistoon Y kysyäkseni miksi se ei ole valmis. Sitten saan tietää, että voin seuraavana päivänä tulla hakemaan paperini yhden tunnin aikana pois toimistolta X, sitten asioida ensin toimiston Z kanssa, jonka jälkeen pääsen takaisin aloituspisteeseen toimiston X kanssa.

Asian laita on toimistossa Y ollut tiedossa yli viikon, mutta koska en ole aiemmin hoksannut soittaa toimistoon X, on arvokasta käsittelyaikaa kulunut ainakin viikko hukkaan. Nyt prosessille, joka kestää normaalisti kolmisen viikkoa, on viikko aikaa. Ja siitä viikosta kaikki kolme toimistoa X, Y ja Z ovat suljettuina kolme päivää.

Olen kilttinä tyttönä tietysti ollut vähän hermona asian suhteen, varsinkin kun se ei koske suoraan minua, vaan kollegaani. Koen asian tilasta syyllisyyttä, sillä olisihan minun pitänyt arvata että Y ei ilmoittele jos joku on pielessä. Hermostuksissani manaan toimistossa Y työskentelevät pikkusieluisiksi byrokraatteiksi, joilla on valtaa omien säännöstöjen puitteissa vain siinä, että he voivat olla informoimatta asiakasta asioiden tilasta. Ja mikseivätpä he sitä valtaa käyttäisi? Eihän heillä ole kiire, hätä on asiakkaalla.

Lopulta asia kumminkin ratkeaa onneksi helposti soittamalla toimistoon Z oikealle virkailijalle, joka lupaa hoitaa ensimmäisen prosessin tunnissa, jos lähetän hänelle paperit sähköisesti (sen normaalikäytännön eli paperikopioiden ja viikon odottelun sijaan). Sama virkailija lohduttaa, että ei haittaa vaikka toimisto Y ei asiaa hoida viikon aikana, pääasia että se on siellä vireillä. Olen helpottunut ja hämmentynyt. Miksei tätä voisi aina tehdä näin?

Tänään kolahtaa toimistolta Z paperipostia toisessa asiassa. He eivät voi edetä asiassa, koska siihen liittyvät paperit on toimistossa Y hoidettu näin eikä noin. "Kun ne kerran ovat näin, teidän täytyy asioida toimiston A kanssa."

Hetsku, joka on erittäin tyytyväinen että ensi viikolla kollega K on taas töissä asioimassa toimistojen X, Y, Z ja A ( ja D, Q ja P) kanssa. Ja siihen että saa taukoa niistä omistakin töistä jo kahden viikon päästä.